Zu den Reisekosten gehören im einzelnen: - Fahrtkosten - Verpflegungsmehraufwendungen - Übernachtungskosten - Reisenebenkosten 1. Fahrtkosten Fahrten eines Unternehmers anlässlich einer Geschäftsreise mit einem Fahrzeug des Privatvermögens oder eines Arbeitnehmers anlässlich einer Dienstreise mit einem eigenen Fahrzeug können mit den tatsächlichen Kosten (sog. "Einzelnachweis") abgerechnet werden. Hierzu gehören z.B. die Benzinkosten, Reparaturkosten, Abschreibungen der Anschaffungskosten, Garagenmiete, Beiträge zur Kfz-Versicherung oder die Kfz- Steuer. Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind die Fahrtkosten mit folgenden Pauschbeträgen für tatsächlich gefahrene Kilometer (Hin- und Rückweg) abzugsfähig: - Pkw 0,30 EURO pro Kilometer - Motorrad 0,13 EURO pro Kilometer - Moped 0,08 EURO pro Kilometer - Fahrrad 0,05 EURO pro Kilometer Für jede Person, die bei einer Geschäftsreise mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz bei Nutzung eines Pkw um 0,02 EURO pro Kilometer. Bei einer Einsatzwechseltätigkeit können die Fahrtkosten wie bei einer Dienstreise geltend gemacht werden für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle sowie für Fahrten zwischen mehreren Einsatzstellen, vorausgesetzt, die Entfernung beträgt mehr als 30 km und die Dauer der Tätigkeit an derselben Einsatzstelle beträgt nicht mehr als drei Monate. 2. Verpflegungsmehraufwendungen Die früher bestehende Möglichkeit, nachgewiesene Verpflegungsmehraufwendungen für Dienst- und Geschäftsreisen im In- und Ausland bis zu einem bestimmten Höchstbetrag geltend zu machen, ist nicht mehr statthaft. Bei Dienst- und Geschäftsreisen im Inland sind Verpflegungsmehraufwendungen mit folgenden Pauschbeträgen abzugsfähig: - Dauer von mehr als 24 Std. 24 EURO - Dauer von mehr als 14 Std. 12 EURO - Dauer von mehr als 8 Std. 6 EURO Für Dienst- und Geschäftsreisen im Ausland gelten gesonderte Pauschbeträge für jedes Land. 3. Übernachtungskosten Unternehmer und Arbeitnehmer dürfen die Kosten einer Übernachtung nur durch Einzelnachweis geltend machen, es sei denn, es handelt sich um eine Geschäftsreise ins Ausland. Für jede Übernachtung im Inland kann der Arbeitgeber jedoch die nachgewiesenen Kosten oder einen Pauschbetrag in Höhe von 20 EURO steuerfrei ersetzen. Bei Dienstreisen ins Ausland gelten gesonderte Pauschbeträge für Übernachtungskosten für jedes Land. Seit dem 1.1.2001 ist ein Wechsel zwischen der Erstattung der tatsächlichen Kosten und dem Ansatz der Pauschbeträge innerhalb einer mehrtägigen Dienstreise bzw. Fahrtätigkeit statthaft. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten bei einer Übernachtung im Inland um 4,50 EURO zu kürzen. Bei einer Übernachtung im Ausland beträgt die Kürzung 20 % des für den Unterkunftsort massgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer mehrtägigen Dienstreise. 4. Reisenebenkosten Hierzu gehören z.B. die tatsächlichen Aufwendungen für Parkgebühren oder Strassenbenutzungsgebühren, die Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck sowie die Kosten für Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts. Anmerkungen: Soweit der Arbeitgeber bis zur Höhe der zulässigen Pauschalen an die Arbeitnehmer Reisekostenersatz leistet, scheidet ein Abzug als Werbungskosten aus. Ist die Erstattung geringer als die Pauschbeträge, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten beanspruchen. Ist die Erstattung höher als die Pauschbeträge, ist die Differenz als Arbeitslohn zu versteuern. Bei Verpflegungsmehraufwendungen können die Arbeitgeber Ersatzleistungen, die die gesetzlichen Pauschbeträge übersteigen, ausnahmsweise mit 25 % pauschal besteuern, soweit die Pauschbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden. Vorsteuern, die anlässlich einer Geschäftsreise des Unternehmers oder bei einer unternehmerisch veranlassten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit, doppelte Haushaltsführung) anfallen, sind abzugsfähig, wenn die Rechnung mit dem gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer ausgestellt ist und auf den Namen des Unternehmers lautet. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 100 EURO und Fahrausweisen für öffentliche Verkehrsmittel kann aus Vereinfachungsgründen auf die Bezeichnung des Leistungsempfängers verzichtet werden. Vorsteuerabzugsfähig sind demnach Rechnungen für Übernachtung, Verpflegung, öffentliche Verkehrsmittel und Mietfahrzeuge. Nicht abzugsfähig sind Fahrtkosten für arbeitnehmereigene Fahrzeuge und Umzugskosten. Gleiches gilt für Reisekostenpauschalen (Tagegelder, Übernachtungs- und Kilometergelder). |
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Zur Reisekostenabrechnung |
© 2002 Rechtsanwalt Thomas M.R. Disqué